АЙКРАФТ выстроила единую HR-систему в облаке SAP для быстрого роста розничной сети

Компания»АЙКРАФТ«, лидер российского рынка магазинов оптики, автоматизировала основные HR-процессы и создала единую прозрачную систему подбора, адаптации и обучения персонала на базе решения SAP SuccesssFactors. Партнером по внедрению выступила компания «ЭКОПСИ».

Перед компанией «АЙКРАФТ» стояла задача обеспечить быстрый рост розничной сети во всех регионах России. Для этого нужно было автоматизировать рутинные процессы, сократить бумажный документооборот, наладить отчетность, создать единую базу данных по сотрудникам. Возникла необходимость в удобном и эффективном инструменте, который стабильно работает и регулярно обновляется.

На сегодняшний день в компании работает более 1000 сотрудников, не считая франчайзинг. Основным критерием выбора было облачное комплексное решение, которое даст возможность каждому сотруднику заходить в систему из любого регионаи с любого устройства, чтобы получить нужную информацию и услуги.

C внедрением SAP SuccessFactors закрытие вакансий в компании стало проходить намного быстрее — упростилась процедура подачи заявкина подбор и появился ее онлайн-статус, который позволяет в режиме реального времени понимать, на каком этапе реализации находится вакансия и насколько продвинулась работа по ее закрытию.

Система позволяет непрерывно наблюдать сотрудника от статуса кандидата (подачи заявки на подбор) до принятия в штат, адаптации и обучения. На сегодняшний день отдел подбора в компании представлен одним менеджером, который отвечает за HR-маркетинг и за подбор офисных специалистов и руководителей. До внедрения SAP SuccesFactors для этой работы требовалось порядка 10 человек. Линейных сотрудников руководители розницы подбирают себе сами, но система оценки кандидатов — единая, что стало возможно благодаря SAP SuccessFactors.

Процесс адаптации упростил прием новичков, так как теперь кандидат самостоятельно заполняет все данные в программе, а сотрудник лишь проверяет достоверность информации и принимает в штат. Причем, пока полный комплект докуметов, который теперь находится в одном разделе, небудет собран, заявка не попадет в отдел кадров. Это позволило сократить численность отдела кадров. Ранее HR-специалистам приходилось вручную отслеживать полноту предоставленных документов по разным каналам, затрачивая на это гораздо больше времени.

Интеграция SAP SuccessFactors с ЭДО позволила подписывать документы с помощью электронной подписи — это приказы на ежегодный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы, отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребенком, командировки и справки с работы, а также универсальный документ об ознакомлении с локальными нормативными актами. Ранее данные процессы включали в себя написание и согласование бумажных заявлений и бумажных приказов, которые приходилось отправлять по почте заказным письмом, так как кадровое делопроизводство в компании ведется централизованно, а городов присутствия — не один десяток.

В планах продолжить развитие и дальнейшее использование модуля обучения SAP SuccessFactors Learning Managment System (LMS). Сейчас в LMS реализовано и используется на регулярной основе вводное дистанционное обучение, управление стажировкой, прием итогового экзамена и проведение периодической аттестации, ведение расписания всех мероприятий учебного центра и возможность на них записаться он-лайн, ознакомиться с историей пройденного обучения своегои своих подчиненных. На стадии внедрения находятся программы обучения для разных категорий сотрудников, и добавляются новые темы в онлайн-курсы.

«Решение SAP SuccessFactors стало для нас единой системой как для HR, так и для руководителей и сотрудников. Система объединяет наших сотрудников, повышает качество подбора, сокращает затраты на документооборот, повышает их профессиональную компетенцию, ускоряет передачу информации и адаптацию новичков. Это стабильное решение с доступом 24/7 c любого устройства», — прокомментировала Светлана Доева, директор по персоналу компании «АЙКРАФТ».

«В период удаленной работы внедрение ИТ-решений стало особенно актуально. SAP SuccessFactors объединяет сотрудников вне зависимостиот региона России и в считанные секунды предоставляют им всю необходимую информацию, обеспечивает единство процессов и их прозрачность, необходимую для принятия объективных кадровых решений», — отметил Алишер Иргазиев, руководитель практики SAP SuccessFactors ЭКОПСИ.

«Единая сквозная платформа — это самый оптимальный выбор для растущей компании, когда нужно максимально быстро интегрировать нового сотрудника в общий процесс. Кроме того, SAP SuccessFactors позволяет легко масштабироваться и обеспечить быстрый доступ сотрудников в систему с любого устройства, что, безусловно, важно для компании, магазины которой находятся по всей России. Наше облачное решение уже зарекомендовало себя во многих индустриях по всему миру. Компания „АЙКРАФТ“ получила прекрасный инструмент, позволяющий бизнесу оперативно выполнять свои задачи, а сотрудникам видеть и понимать свой прогресс», — подчеркнул Алексей Петунин, управляющий директор SAP по работе c партнерами и быстрорастущими компаниями в России и СНГ.